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Organizar torneios: O Guia definitivo para esportes de raquete

Seja qual for o esporte, o nível dos jogadores, a quantidade de categorias e outras questões similares, organizar torneios normalmente segue a mesma série de etapas

Vamos passar por elas e dar algumas sugestões sobre como você pode proceder em cada uma para organizar torneios com sucesso!

Organizar torneios – Planjemento

A etapa do planejamento merece bastante atenção, caso queira mesmo um nível de excelência ao organizar torneios. Ter todas as informações organizadas ajuda muito nas tomadas de decisões mais certeiras, otimiza o tempo do organizador e ajuda a garantir que o que precisa ser feito será. Basicamente, esta é a hora de parar, pensar e colocar tudo por escrito.

planejamento-organizar torneios

As ferramentas normalmente utilizadas para o planejamento na organização de torneios são as mais simples e conhecidas: Word, Excel ou papel e caneta para fazer as anotações, e um calendário para planejar as datas.

Fizemos duas ferramentas para você baixar gratuitamente que podem te ajudar muito nesta etapa:

Com as ferramentas em mãos e as principais pessoas envolvidas reunidas, deverão ser definidos:

  • O nome do torneio
  • As datas ideais para os jogos
  • Se será um torneio de simples, de duplas, ou dos dois…
  • As categorias
  • Onde serão realizados os jogos
  • Parceiros que podem te ajudar na divulgação e/ou realização
  • Os patrocinadores potenciais
  • Os valores de inscrição
  • Os custos *
  • Estimativa de lucro**

* Locação ou indisponibilidade das quadras, bolas, arte (flyer) do torneio, troféus, camisas, bonés, garrafinhas de água, chaveiros, toalhas, árbitros gerais e auxiliares, boleiros, manutenção de quadra, água e qualquer outro gasto que tiver.

** O número de jogadores que você espera ter inscritos X o valor da inscrição = faturamento do torneio. O faturamento – a somatória de todos os custos = estimativa de lucro

Buscar patrocinadores é sempre importante, porém, caso o resultado da estimativa de lucro seja  negativo, essa atividade torna-se essencial para a viabilização do torneio.  Patrocinadores podem investir em troca de publicidade, com suas logos em cartazes e banners, ou podem te ajudar na redução de custos dando descontos nos produtos a serem utilizados no torneio como bolas, água, camisas, e outros.

Organizar torneios – Criação

Definidos todos os itens do planejamento, é hora passar para uma etapa muito importante quando se trata de organizar torneios. A criação da arte do torneio para divulgá-lo da forma mais clara e abrangente possível. Existem basicamente três possibilidades que variam de acordo com o orçamento, o tempo e as habilidades no uso do computador:

  • A primeira é a contratação de uma agência – opção mais cara, porém, com a maior probabilidade de se ter um excelente material gráfico;
  • A segunda é fazer você mesmo – Econômica, porém trabalhosa, e com a garantia da qualidade dependendo totalmente de você.
  • A terceira é no caso de ser cliente da Rakete – Você escolhe um de nossos modelos, preenche o formulário com as informações para personalização e recebe a arte pronta em 2 dias úteis. E o melhor, é gratuito!

Confira nossos modelos de banner para torneios

banner de torneio

Caso decida fazer você mesmo, uma ferramenta eletrônica excelente para ajudar nessa atividade é o Canva. Outra dica é criar uma logo para seu torneio/circuito. Hoje em dia existem sites especializados na criação de logos incríveis com preços bem acessíveis, um bom exemplo disso é a Logojoy.

Esse programa possui diversos modelos já prontos para você só editar as informações e fotos. Caso prefira, você deve definir os tamanhos da arte e fazer tudo do zero, com a ajuda de suas ferramentas. É muito simples de utilizar, e por mais sem jeito para a coisa que você seja, com uns 5 minutinhos brincando ali você já se sente um verdadeiro designer! 🙂

Lembre-se de colocar sempre as informações essenciais nas artes de seu torneio:

  • Nome do torneio
  • Local dos jogos com endereço
  • Dados para contato: nome, telefone, e-mail, website, facebook
  • Valores das inscrições, onde e como podem ser feitas
  • Categorias
  • Formato de disputa
  • Datas dos jogos e de término das inscrições
  • Outras informações como brindes e premiações

Organizar torneios – Divulgação

Agora que foi criada uma arte bacana, você está pronto para começar a vender inscrições. Sem dúvida, a divulgação nas próprias academias e em academias parceiras, diretamente com os alunos, é a melhor forma de conseguir inscrições para os torneios. Porém, o mundo está mudando rapidamente, e a divulgação no mundo digital também é muito importante. Além de colocar em seu website, divulgue nos principais canais em que potenciais jogadores de seus torneios estejam presentes:

  • Facebook – Não tem como negar, todo mundo está no Facebook
  • Instagram – Rede social de fotos, ideal para as academias exporem fotos de suas quadras, torneios e alunos em quadra
  • WhatsApp – Divulgue seu torneio para todos os seus grupos e pessoas que possam estar interessadas em seu torneio.
  • E-mail – Deve-se utilizar uma boa ferramenta de gestão de e-mails. Não envie emails para listas grandes diretamente do gmail ou yahoo por exemplo. Utilize o Mailchimp, Sendgrid ou outra ferramenta similiar. Essas ferramentas são especializadas em gerenciar grandes listas, garantem uma maior entrega dos e-mails, são fáceis de personalizar, e entregam relatórios de análise como quem recebeu, abriu, clicou no link, e outros.
  • Rakete – Plataforma online para divulgar e vender inscrições, gerenciar torneios e circuitos. Também é possível enviar convites por e-mail e fazer todo o controle das inscrições.

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Organizar torneios – Recebimentos, organização e conciliação

Você fez o planejamento, a criação e divulgação com maestria. Porém, o processo de organizar torneios não para por aí. Com a chegada das inscrições vem o problema: como organizar inscrições recebidas por diferentes lugares, de pessoas que pagaram no site, dos que pagaram pessoalmente, ou daquelas que vão pagar no dia do torneio?

Essa é, realmente, uma fase delicada. Se não tomar cuidado, pode deixar de cobrar inscrições de alguns jogadores, cobrar em duplicidade, esquecer de inscrever algum jogador e, consequentemente, deixá-lo de fora do torneio… Mas calma, a Rakete ajuda você a se organizar:

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Inscrições recebidas online: são organizadas automaticamente para você por circuito, torneio, categoria e jogador. O valor das inscrições é creditado na conta bancária de sua preferência, em 2 dias úteis, contando da data de término de inscrições.

Inscrições recebidas pessoalmente: para se organizar, a cada inscrição recebida, você pode incluí-la na Rakete como inscrição direta, informar a categoria do jogador e suas restrições de horário.

Organizar torneios – Montagem das chaves

A data de inscrições geralmente é bem próxima do início dos jogos, portanto, o organizador deve ser rápido para montar as chaves, os horários dos primeiros jogos, e ainda conseguir avisar os jogadores com uma certa antecedência.

A grande maioria das pessoas utiliza duas formas para montar as chaves: Excel ou papel e caneta. Embora sejam métodos utilizados há décadas, percebe-se os seguintes problemas:

  1. Montar uma chave não é tão fácil quanto parece. O tamanho dela varia de acordo com o número de jogadores, assim como as posições de cabeças de chave, jogadores que devem sair um jogo atrás dos demais e outras particularidades que tornam este trabalho difícil e demorado.
  2. Se você não é uma pessoa muito caprichosa, acaba fazendo confusão com o desenho das chaves e tem que refazer o trabalho diversas vezes, com risco de cometer erros e publicar uma chave que não faz total sentido.

Esta é a fase mais legal quando falamos em organizar torneios na Rakete!

É possível gerar chaves com poucos cliques, definir os cabeças de chave e fazer qualquer outra alteração que desejar. Você define o formato de cada categoria, chave (mata-mata), grupo + chave (round robin), ou um grupo único onde todos jogam contra todos.

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Vale ressaltar também que os jogadores tem acesso à todas as chaves, facilitando assim, o trabalho de divulgação dos jogos ao longo do torneio.

Organizar torneios – Horários dos jogos

Com as chaves montadas, é hora de organizar os horários. Para isto, é necessário que estejam reunidas as seguintes informações:

  • Lista dos jogos
  • Dias, horários e quadras utilizadas
  • Restrições de horário específicas dos jogadores

Algumas dicas para a montagem dos horários:

  • Tente encaixar o máximo de jogos que conseguir nos primeiros dias. Nunca se sabe o que pode acontecer ao longo do torneio, chuva por exemplo.
  • Tente não fazer mais de um jogo por dia para cada jogador.
  • Se o jogo é melhor de 3 sets, dê um intervalo maior que uma hora por partida, evitando assim que os jogos fiquem atrasados.

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Organizar torneios – Notificações aos jogadores

Após montar as chaves e horários, seus jogadores precisam ser avisados dos jogos. Ligar para um por um toma muito tempo e também não sai barato. Por isso, avise os jogadores, no ato das inscrições, onde e quando serão divulgadas as chaves e programações. Os melhores canais para fazer estas divulgações são:

  • Seu website
  • E-mail
  • Facebook
  • Grupos e contatos no WhatsApp
  • Rakete

Mais uma fase trabalhosa para organizar torneios, porém, também é mais uma em que a Rakete pode resolver! Ao organizar torneios no site, você possui uma ferramenta para notificar os jogadores por e-mail de chaves e horários liberados. Além disso, um dia antes de cada partida, o jogador recebe um e-mail lembrando o horário de seu jogo!

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Organizar torneios – Organização da academia

Lembre-se de deixar a academia em perfeito estado. Afinal tanto seus alunos quanto novos jogadores passarão por ela durante os dias do torneio. Faça uma lista das principais coisas que devem estar feitas, confira antes dos jogos começarem. Algumas delas são:

  • Banners e demais produtos de publicidade devidamente posicionados
  • Quadras em perfeito estado, piso, linhas, rede, placar, bancos para sentar e cadeira de árbitro
  • Banheiros limpos, com papel higiênico, sabonete e toalhas descartáveis
  • Água disponível para todos
  • Comidas e bebidas para venda
  • Árbitros, auxiliares e boleiros suficientes
  • Chaves e programações disponíveis em locais estratégicos

É possível exportar as chaves da Rakete para o excel, formatadas e prontas para impressão, facilitando o trabalho de exposição física das chaves.impressao-de-chave-de-torneio

Organizar torneios – Marcação de presença e resultados

Finalmente chegamos na parte interessante, os jogos! Esta é a etapa gostosa do torneio, onde é feita a interação com os jogadores e partidas emocionantes acontecem.

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Para esta etapa, é importante que os organizadores tenham em mãos a programação dos jogos de uma forma bem organizada. Basicamente, é necessária uma lista dos jogos por dia, com informações como: horário, nome, categoria, se a inscrição está paga ou não, um campo para marcação de presença e outro para marcar o resultado dos jogos.

Organizar torneios – Ranking

Não deixe que os jogadores de seu torneio fiquem desmotivados. Logo que o torneio termine, o ranking deve ser atualizado, gerando um senso de competição maior entre eles e os estimule a jogar a próxima etapa para melhorar sua posição.

Basicamente, um ranking deve conter a lista de todos os participantes do circuito ordenados por colocação, a pontuação de cada jogador, e uma abertura dos pontos por torneio, demonstrando como a pontuação total foi formada.

Utilizando a Rakete, assim que finalizar o torneio, você apenas escolhe o esquema de pontuação que vai utilizar. O próprio sistema gera em segundos a atualização do ranking, disponibilizando o mesmo para todos os jogadores.

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Calcule quanto custaria organizar seus torneios online

Pronto para começar a organizar torneios online? Conheça o sistema ideal para gerenciar torneios e circuitos! Ou veja como ele funciona no vídeo abaixo:

Organizar torneios: O Guia definitivo para esportes de raquete
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